Een burn-out door thuiswerken komt steeds vaker voor. Een zorgwekkende 69% van de werknemers getroffen door uitputting als gevolg van overmatige digitale communicatie. Deze statistiek maakt de urgentie om als werkgever, hr-specialist of manager, communicatiemethoden te heroverwegen en aan te passen aan een duurzamer werkpatroon. Door bewuster en strategischer om te gaan met communicatie kun je de productiviteit verhogen, maar ook de mentale gezondheid van jezelf en je collega’s/medewerkers beschermen.

Bewuster omgaan met communicatie

Een effectieve communicatiestrategie is een middel om werkgerelateerde stress te verminderen en de algehele productiviteit te verhogen. Communicatiedruk versterkt prestatiedruk, wat je onzeker kan maken tijdens je werk.

Bij thuiswerkers vervaagt de grens tussen werk en privé sneller omdat ze werken en leven in dezelfde omgeving. In combinatie met communicatiedruk kan dat een burn-out tot gevolg hebben.

Wanneer we bewuster omgaan met hoe en wanneer we communiceren, kunnen we de cognitieve belasting verminderen, ons beter focussen en meer tevreden zijn met ons werk. Dit geldt met name voor externe teams, waar de fysieke afwezigheid van collega’s de noodzaak voor heldere en strategische communicatie versterkt. 

Ongecontroleerde digitale communicatie kan leiden tot psychosociale overbelasting (PSA), vermoeidheid en uiteindelijk burn-out. Door communicatie op een slimme manier te managen, kunnen we deze negatieve gevolgen minimaliseren.

9 tips om burn-out door thuiswerken te voorkomen

Met onze 9 tips om een digitale burn-out te voorkomen leer je schermtijd beter managen en krijg je beter inzicht in hoe je met anderen communiceert.

1. Optimaliseer je notificatie-instellingen

Dat je thuis werkt wil niet zeggen dat je werkgever verwacht dat je altijd online bent. Een van de effectiefste manieren om digitale burn-out te voorkomen, is door je notificatie-instellingen te optimaliseren. Notificaties zijn een van de grootste bronnen van onderbrekingen en kunnen een aanzienlijke impact hebben op je concentratie en productiviteit. Beheer je digitale omgeving door storende meldingen te beperken en duidelijke grenzen te stellen met collega’s en klanten over je beschikbaarheid. Overweeg het gebruik van de ‘Niet storen’-modus tijdens periodes van diepe concentratie om onnodige afleidingen te minimaliseren.

Tips om notificaties te beheren:

• Zet meldingen van niet-essentiële apps uit.
• Gebruik een stilte modus voor meldingen met lage prioriteit.
• Stel specifieke tijden in om meldingen te controleren en communiceer deze beschikbaarheid met je team.

2. Batch je communicatie om burn-out door thuiswerken te voorkomen

Communicatie ‘batchen’ houdt in dat je specifieke tijdsblokken in je dag reserveert voor het controleren en beantwoorden van e-mails en berichten. In plaats van voortdurend je inbox te checken, wat je workflow constant onderbreekt, kun je zo mentaal gefocust blijven. Door deze methode te implementeren, creëer je meer ruimte voor diep werk, wat cruciaal is voor het behalen van je belangrijkste doelen.

Hoe je batchen effectief inzet:

• Plan 2-3 specifieke momenten per dag voor e-mail en berichten.
• Vermijd het openen van je inbox buiten deze tijdsblokken.
• Gebruik een app om prioriteiten te stellen zoals Todoist. 

3. Benut asynchrone communicatie

Asynchrone communicatie, waarbij geen directe respons nodig is, kan de druk om altijd beschikbaar te zijn aanzienlijk verminderen. Tools zoals projectmanagementsoftware, waar je berichten en updates kunt achterlaten zonder onmiddellijke respons te verwachten, zijn hierbij van grote waarde. Dit respecteert ieders individuele werkritme, waardoor teamleden op hun eigen tempo kunnen werken en reageren.

Voorbeelden van asynchrone communicatie-tools:

• Trello of Asana voor projectbeheer.
• Slack met doordachte kanaalstructuur voor minder dringende communicatie.
• Loom voor video-updates die later bekeken kunnen worden.

4. Stel DDD: duidelijke dagelijkse doelen

Het stellen van duidelijke dagelijkse doelen is essentieel om de focus te behouden en het risico op overweldiging te verminderen. Wanneer je weet wat je wilt bereiken, kun je je tijd en energie effectiever beheren, waardoor je minder energielekken ervaart. Dit helpt ook bij het versterken van je gevoel van controle en voldoening aan het einde van de dag.

Tips voor het stellen van effectieve doelen:

• Begin de dag met het identificeren van 3-5 belangrijkste taken.
• Gebruik de Eisenhower-matrix om taken te prioriteren op urgentie en belang.
• Evalueer aan het einde van de dag wat je hebt bereikt en stel doelen voor de volgende dag.

5. Creëer je eigen ‘out of office’ ritueel om burn-out door thuiswerken te voorkomen

Een van de grootste uitdagingen bij thuiswerken is het vinden van een balans tussen werk en privéleven. Het creëren van een gepersonaliseerd ‘out of office’ ritueel kan je helpen om je werkdag mentaal af te sluiten en te voorkomen dat je werk je persoonlijke tijd binnendringt. 

Dit ritueel kan zo eenvoudig zijn als een korte wandeling, een ademhalingsoefening, of het opruimen van je werkplek. Laat je werk los en voel dat je thuiskomt, ook al is dat op dezelfde plek. 

Voorbeelden van effectieve ‘out of office’ rituelen:

• Mediteren of ademhalingsoefeningen om je geest te kalmeren.
• Schrijven om je gedachten te ordenen en los te laten.
• Fysieke activiteiten zoals yoga of wandelen om de overgang van werk naar vrije tijd te markeren.

6. Beperk vergaderingen

Vergaderingen kunnen een grote bron van stress en tijdverlies zijn, vooral als ze niet goed worden beheerd. Beperk het aantal vergaderingen tot het noodzakelijke en zorg ervoor dat ze goed gepland en doelgericht zijn. Overweeg alternatieven zoals e-mails of asynchrone updates wanneer dat mogelijk is.

Tips voor effectieve vergaderingen:

• Stel een duidelijke agenda en doelstellingen voor elke vergadering.
• Beperk de duur van vergaderingen tot 30 minuten wanneer mogelijk.
• Moedig deelnemers aan om voorbereid te zijn en focus op de belangrijkste onderwerpen.

7. Creëer scherm-vrije zones

Het is belangrijk om bewust afstand te nemen van digitale communicatie, zodat je mentale energie kan herstellen. Neem een social media break of creëer een scherm-vrije zone in huis. Dit kan bijvoorbeeld een uur per dag zijn waarin je je volledig loskoppelt van e-mail, sociale media, en andere vormen van digitale interactie.

Hoe je digitale vrije zones kunt implementeren:

• Reserveer tijd in je agenda voor offline activiteiten zoals lezen of sporten. 
• Schakel apparaten uit of gebruik apps zoals Forest voor minder afleiding.
• Communiceer met je team wanneer je niet bereikbaar bent en respecteer elkaars offline tijd.

8. Investeer in opleidingen om communicatie te verbeteren op de werkvloer

Een team dat getraind is in effectieve communicatie en zich bewust is van de gevaren van digitale burn-out, is beter uitgerust om deze problemen te voorkomen. Overweeg trainingen of workshops in persoonlijke ontwikkeling. Wanneer mensen zichzelf beter leren kennen, verbetert de communicatie met hun omgeving.

Bij Corinor People & Tribe Development bieden we de MEO2 opleiding Team Coaching & Ontwikkeling aan voor managers die hun leiderschapsvaardigheden willen optimaliseren.

Voordelen van training en bewustwording:

• Verhoogt de productiviteit door betere communicatievaardigheden.
• Verlaagt stressniveaus door meer bewustwording van burn-out symptomen.
• Versterkt de teamdynamiek en samenwerking.

9. Moedig fysieke activiteit aan om burn-out door thuiswerken tegen te gaan

Het integreren van fysieke activiteit in de werkdag kan helpen om stress te verminderen en je energie op peil te houden. Zelfs korte pauzes voor beweging kunnen je helpen om je geest te verfrissen en je productiviteit te verhogen.

Voorbeelden van integratie van fysieke activiteit:

• Stel een timer in voor een korte stretchpauze elke 60-90 minuten.
• Bied opties voor wandelmeetings aan om een actieve pauze in te bouwen.
• Moedig teamleden aan om naar buiten te gaan voor frisse lucht, vooral tijdens de lunchpauze.

Heb je hulp nodig om meer balans te vinden?

Wij delen met plezier onze expertise met jou.

Wil jij zelf een training volgen in persoonlijke ontwikkeling of in team coaching en ontwikkeling? Of wil je je medewerkers aanmelden?

Neem contact met ons op!